저는 구글에서 업무 생산성 관련 연구를 진행하고 있습니다. 그래서인지 직원들에게 주로 어떻게 하면 시간을 효율적으로 활용할 수 있을지에 대해 조언할 기회가 많습니다. 특히 재택 근무를 전보다 훨씬 많이 하고 있는 요즘은 업무 생산성을 유지하기 위해 더욱 각별한 노력이 필요한 때입니다. 익숙한 업무 환경에서 벗어나, 출퇴근을 하거나 회의실을 찾아가는 시간, 직장 동료를 마주치는 일이 없기 때문입니다. 집이 사무실로 바뀌는 순간 겪게 되는 새로운 일상과 환경에 적응할 필요가 있습니다.
구글 직원들은 팀원들이 물리적인 공간에 함께 있지 않아도 원격으로 근무를 하는 것이 일상화 되어 있습니다. 실제로 구글 직원들의 회의 중 39%는 2개 이상의 도시에서 팀원들이 원격으로 참여하고 있습니다. 물론 원격 근무가 아직 어색하고, 새로운 방법을 처음 시도해 보는 사람도 전 세계에 많을 것입니다. 그런 사람들을 돕기 위해 원격 근무를 하면서 생산성을 높일 수 있는 팁과 재택 근무를 통해 배운 유용한 정보 몇 가지를 알려드립니다.
업무 공간을 지정하고 그에 맞는 환경을 조성하세요.
식탁과 소파를 오가며 편하게 노트북을 켜고 업무를 시작할 수도 있습니다. 그러나 매일 일을 할 수 있는 지정된 방이나 장소, 책상, 의자가 있으면 두뇌가 후각, 시각, 청각 등을 통해 해당 장소를 업무 공간으로 인식하는 데에 도움이 됩니다. 책상에는 기존 사무실 자리에 있던 가족이나 친구 사진, 마음에 드는 마우스패드, 즐겨먹는 간식을 올려 놓으세요. 업무 공간을 지정하는 것만큼 피해야 할 공간을 구분하는 것도 중요합니다. 침실과 같은 쉬는 공간에서 컴퓨터 사용을 자제하면 재택 근무를 하더라도 쉼터에서는 마음의 안정을 찾을 수 있습니다.
구글 행아웃의 모든 기능을 활용하세요.
재택 근무를 할 때는 구글 행아웃 미팅과 같은 화상 회의 활용도가 더욱 높아집니다. 구글 행아웃 미팅을 스마트하게 활용하는 법 몇 가지를 알려드립니다. 인터넷 속도의 제한이나 연결 지연이 발생하면 영상 화질을 낮추는 게 도움이 됩니다. 화상 회의 시 휴대폰으로 오디오를 연결하는 것도 고려해 보세요. 그리고 모두가 회의 내용을 더욱 쉽게 확인할 수 있도록 자막 기능을 켜세요. 안건 없는 화상 회의를 통해 팀원 및 직장 동료와 유대감을 쌓을 수도 있습니다. 정식 회의가 아니므로 일상적인 대화와 최신 소식을 나누는 것도 좋습니다.
탭 하나에 집중하세요.
사무실에서처럼 대형 모니터를 사용할 수 없다면, 현재 작업중인 컴퓨터 화면 안에서 탭 하나에만 집중하는 것이 좋습니다. 화상 회의를 진행하는 경우 나머지 탭은 최소화하고 대화에 참여하세요. 하나의 탭에만 집중하는 것은 대면 회의에서 휴대폰과 노트북 사용을 자제하는 것만큼이나 중요합니다.
직장에 출근하듯 일하세요.
아침에 일어나 침대에서 업무를 시작하지 않도록 하세요. 침대에서는 두뇌의 활동량과 업무 생산성을 높일 수 없습니다. 사무실로 출근하듯 일어나서 옷을 입고 아침 식사 후 새로운 업무 공간으로 출근하세요. 잠옷을 입고 하루를 시작하면 편안할 수는 있지만 근무하는 기분이 들지 않아 업무를 수행하기 더욱 어려워집니다.
일정과 에너지를 적절히 조율해보세요.
재택근무의 특징 중 하나로 ‘출퇴근’이 없다는 점을 꼽을 수 있습니다. 이번 기회에 스케줄을 조정해 ‘생체 리듬이 가장 활발한 시간’을 찾아 보는 건 어떨까요? 여러분이 아침형 인간이라면 기상 후 잠시 일을 하다 오전 중간 쯤에 휴식 시간을 가져보세요. 늦게 잠자리에 드는 저녁형 인간인 경우 퇴근 할 무렵 오후 늦은 시간에 일이 끝나도록 일정을 바꿔보세요. 생산성은 무엇을 하느냐에 국한되는 것이 아니라, 언제 하느냐가 더 중요합니다.
재택근무란 종일 업무만 하는 것이 아닙니다.
적절한 선을 그어 두지 않는다면 재택근무는 어려워집니다. 업무시간에 대한 명확한 범주를 설정하세요. 업무 공간에 컴퓨터를 놓고 해당 장소에서만 일을 하세요. 구글 캘린더에서 업무 시간을 정하고 팀원에게 업무가 가능한 시간을 알려주세요. 사무실에서 잠깐 휴식을 취하듯, 산책을 하거나 친구와 통화를 하면서 마음의 휴식을 취하세요.
전날 미리 해야 할 일 목록을 만들어두세요.
집에서 페이스를 잃지 않으면서 업무 일정을 정하는 방법 중 하나는 당일 처리해야 할 일에 대한 리스트를 작성하는 것입니다.
일별 업무 계획을 통해 시간별로 업무를 정리할 수 있습니다. 전날 저녁에 미리 내일의 업무 계획을 작성하고, 아침에 일어나면서 당일 해야 할 일이 무엇인지 되새겨보세요.
하려고 생각해두었던 일을 처리하세요.
사무실에서 근무하면 보통 업무가 바쁘게 흘러가 여유 시간이 부족할 것입니다. 재택근무는 비용을 처리하거나, 장기 프로젝트에 대해 고심하고 오래 전부터 생각해 두었던 글을 읽으며 개인적으로 해야 할 일을 처리할 수 있는 절호의 기회입니다. 구글 킵에서 목록을 만들어 놓고 시간이 날 때 할 일을 처리해 보세요.
자기 자신과 타인에게 여유를 주세요.
원룸에 살며 재택근무를 하는 사람도 있고, 배우자와 아이들, 또는 강아지와 함께 재택근무를 하는 사람도 있을 것입니다. (제 경우 배우자, 아이들, 강아지가 모두 있답니다.) 인터넷 속도가 느릴수도, 강아지 짖는 소리가 들릴 수도 있지만 누구나 재택근무의 효율을 높이기 위해 최선을 다하고 있다는 점을 잊지마세요.
작성자: 로라 메이 마틴(Laura Mae Martin), 구글 프로덕티비티 전문가